参加者の集め方

忘年会の時期は年末、、、仕事も忙しい時期とあって、幹事業はスピード感を大事に進めたいところ。

しかし忙しいとはいえ、最初のコンタクトになる案内文は丁寧に、わかりやすく伝えるポイントをご紹介します!

出席確認の内容はわかりやすく、明確に!

皆さんの仕事の段取りやプライベートも関わってきますのでこの出席確認は時間がかかります。その中でも皆様が早く返信してくれそうな、わかりやすい案内で幹事さんがやりやすいように誘導しましょう!

出席確認の場合、本文内容の基本!!

1)日時

2)場所 ※駅近など大まかな場所を記載する

4)出欠の返信期限

3)会費

5)出欠のご回答はこちらから:メールアドレス

出欠確認では、細かい情報をそこまで入れる必要はありません。(人数によって内容が変わるため)

先に忘年会の案内メールを送っておくか、または出欠確認を取ったあとで詳しい場所やキャンセル料の件、企画や余興などの細かい情報を送るほうがいいでしょう。まずは出欠確認なので日時、大まかな場所、費用をわかりやすく箇条書きにして、返信の連絡先やアドレスを入れておくくらいで問題無しです。

大事なポイント!締め切りは明確に

だいたい1週間前後を目安にしましょう。 
あまり早すぎると、忙しい人は返信できませんし、あまり遅すぎると返信を忘れる人も出てきます。

目上の方や特別な招待者の方には早めの連絡を!

目上の方(会社ならば上司、習い事ならば先生)や特別な招待者の方には、開催連絡の前に、先に都合を伺っておくのが良いでしょう。 
目上の方の予定を優先して忘年会の日程を決め、それからみんなの出欠を取るとスムーズにいくでしょう。

大事なポイント!ヒアリングの内容

・目上の方が出席可能な日

・招待するべき人がいるか

・お店のリクエスト

いままでの社内や集まりの流れもありますので、先輩や幹事経験者などから以前の忘年会の内容を確認しておきましょう。 お店の予約にも影響するので、あくまでも余裕をもって行うといいでしょう!

まだまだ準備は始まったばかりです。「あなたに任せて良かった!」と思われるような忘年会にしましょう!

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